Geplaatst op
Voor elke onderneming is het financiële archief erg belangrijk. In deze blog gaan we je vertellen hoe je dit op een slimme manier veilig kunt stellen voor schadelijke invloeden van buiten. Lees snel verder hoe je dit voor elkaar kunt krijgen.
Digitalisering archief
Wanneer ondernemers werken met een analoog archief, dan is de informatie die hier in opgeslagen ligt kwetsbaar voor invloeden van buitenaf. Denk bijvoorbeeld aan een brand of overstroming. Veel slimmer is het om het archief digitaal te maken. Een digitaal archief heeft het voordeel dat informatie in de Cloud opgeslagen kan worden, waardoor de server met het archief niet fysiek aanwezig hoeft te zijn op het kantoor waar de onderneming gevestigd is.
Persoonsgegevens
De wet persoonsgegevens geeft aan dat persoonsgegevens alleen gebruikt mogen worden als dit overeenstemt met de wet. Ze mogen alleen verzameld worden wanneer daarvoor een doel is en dat moet ook duidelijk omschreven worden. Ook is er sprake van een wettelijke bewaartermijn voor bepaalde gegevens van medewerkers. Al deze zaken maakt een digitaal archief veel eenvoudiger. Je kunt makkelijker een update doen van zo’n archief en het opschonen.
Hoe gaat het digitaliseren zijn werk?
Het is heel gemakkelijk om een archief te digitaliseren. Een archief scannen
hoef je niet zelf te doen. Het enige wat je moet doen is de gegevens sturen naar het bedrijf dat jouw archief digitaliseert. Het kan gaan om verschillende media, zoals microfilm, VHS-tapes, papieren documenten of cd-roms. Natuurlijk zijn die laatste al digitaal, maar zitten nog niet in een archief in de cloud.
Conclusie
Steeds meer ondernemers ontdekken de voordelen van een digitaal archief. Wil je weten wat het voor jou kan betekenen, neem dan contact op met een expert op dit gebied.